Wie Unternehmen von externen Providern profitieren

Früher kam sich Josef Weigl bisweilen vor wie in einem Ameisenhaufen. Als in Spitzenzeiten bei Eurocopter, inzwischen in Airbus Helicopters umbenannt, rund 1400 Zeitarbeitskräfte beschäftigt waren, gingen 70 Personaldienstleister am Stammsitz in Donauwörth ein und aus. Heute steuert der stellvertretende Arbeitsdirektor von einst als Managed Service Provider (MSP) rund 100 Firmen in der Zeitarbeit. Mit seiner Nachfolgerin auf Kundenseite, Andrea Kutschenreuter, spricht er sich täglich ab.

Sammelrechnung

Welchen Aufwand Kutschenreuters heutiger Geschäftspartner vor acht Jahren bewältigen musste, kann man sich kaum noch vorstellen. „Mehr als tausend Rechnungen für irgendeine Leistung mussten pro Monat geprüft und gebucht werden“, erinnert sich Weigl. Heute ist davon dank MSP kaum noch etwas übrig geblieben. „Statt uns laufend mit unzähligen Dienstleistern abzustimmen und dazu einen eigenen Stab vorhalten zu müssen“, erläutert Kutschenreuter, „erhalten wir nur noch eine Sammelrechnung zur Prüfung und Verbuchung.“ Alles andere, nicht zuletzt die Bezahlung der Dienstleister, verantwortet der Provider.

Erfolgsgeschichte

Anders als in der Partnerschaft zwischen Ver- und Entleihern üblich müssen Zeitarbeitsfirmen eine Gebühr entrichten, die nach Umsatz und dem daraus resultierenden Betreuungsaufwand gestaffelt ist. Aus diesen Beträgen finanziert sich der MSP-Partner von Airbus Helicopters. Weil das Modell bisher eine einzige Erfolgsgeschichte ist, haben sich auch weitere Airbus-Töchter dafür entschieden. Zu einem anderen Ergebnis kam die Allianz, nachdem sie ihre bisherigen Erfahrungen mit MSP auf den Prüfstand stellte. Statt wie zuvor mit zwei MSP-Providern zu kooperieren, praktiziert der Versicherer das Modell künftig in Eigenregie.

Externmanagement

Seit dem 1. Juli leitet Lisa Fernandes im Personalressort am Hauptsitz in München das neu geschaffene Referat Externenmanagement, wo alle bisherigen externen MSP-Aufgaben zusammenfließen. Fernandes war selbst jahrelang auf Seiten des weltweit zweitgrößten MSP-Providers tätig, der als einer der beiden Hauptpartner der Allianz eine dreistellige Zahl an Dienstleistern steuerte. „Was ein Externer kann, können wir auch“, sagt sie selbstbewusst. Die Entscheidung zum Insourcing sei nicht gefallen, weil man mit den Partnern unzufrieden war. „Wichtiger ist, das Know-how im eigenen Hause zu versammeln.“ Künftig werden sechs Mitarbeiter im Referat Externenmanagement tätig sein.

Master Vendor

Gänzlich unzufrieden hingegen bilanziert die Targobank ihr Experiment, wichtige Aufgaben bei der Steuerung von Zeitarbeitsfirmen zwei Providern zu überantworten. Sie hatte sich für das Master Vendor-Modell entschieden. Anders als beim MSP-Modell, wo der Provider für den Auftraggeber ein Lieferanten- und Service-Portfolio entwickelt und selbst meist nicht als Lieferant agiert, ist der Master Vendor Hauptlieferant seines Kunden.

Kosten senken

„Wir waren mit dem Ziel angetreten, den Administrationsaufwand und die Prozesskosten zu senken“, sagt Vivika Gramke, Personaldirektorin im Dienstleistungszentrum Duisburg. „Tatsächlich aber begaben wir uns in die Abhängigkeit von wenigen Dienstleistern: Können sie die gewünschten Ressourcen nicht liefern, fehlen uns die Alternativen.“

Aufträge weitergeben

Die Bank beschäftigt im Schnitt 70 Zeitarbeitskräfte. Was zuvor durch Master Vendors abgedeckt worden sei, steuere man nun selbst. „Für unsere Größe ist das gut zu schaffen“, bekräftigt Gramke. Nach einer Ausschreibung wurden ein Jahr lang zwölf Zeitarbeitsfirmen für eine dauerhafte Kooperation getestet. Übrig geblieben sind acht Dienstleister, fünf davon wurden zu „Preferred Supplier“ ernannt. „Diese sind auch berechtigt, Aufträge an Subunternehmen weiterzugeben“, erläutert Gramke. Grundsätzlich müssten alle Partner die Vorgaben für Compliance erfüllen, wozu auch die Tarifbindung zählt.

Abläufe verschlankt

Arbeitsrechtliche Vorgaben wirken sich in vielerlei Hinsicht auf die Kooperation mit Personaldienstleistern aus. Als Ergebnis der 2012 beschlossenen Branchentarifverträge traf auch Airbus Helicopters gemeinsam mit der IG Metall eine Betriebsvereinbarung. „Zur Anpassung der Systeme auf das neue Regelwerk stand uns ein Spezialist des MSP-Providers zur Seite“, sagt Kutschenreuter. Insgesamt hat man während des seit acht Jahren praktizierten MSP-Verfahrens alle Abläufe weiter verschlankt. Fachbereiche beantragen Leiharbeitskräfte über einen durchgängigen elektronischen Prozess. Auf einem im System hinterlegten Formblatt präzisieren sie ihre konkreten Anforderungen für die temporären Kräfte.

Softwareunterstützung

Optimierungspotenzial gibt es immer bei der Kooperation mit Dienstleistern. Nach Analyse und Design der Prozesse will die Allianz künftig die Softwareunterstützung weiter ausbauen. Laut Fernandes setzt der Konzern zur Steuerung der Dienstleister auf ein Tool, um den komplexen Prozess am Laufen zu halten. „Obwohl wir stark auf Technik vertrauen, ersetzt die Maschine keineswegs den persönlichen Austausch“, sagt sie. „Unsere Dienstleister kennen wir gut.“ Komme es zu Besonderheiten bei einer Stellenausschreibung, „greifen wir stets zum Telefon.“

Coaching

Wichtig ist Fernandes, die Partner zu coachen. Insbesondere neu hinzugekommenen Dienstleistern würde so geholfen, sich mit dem MSP-Modell zurechtzufinden. „Oft herrscht typisches Vertriebsdenken vor, vieles läuft über die persönliche Schiene“, betont die Personalerin. Müssten sich die Dienstleister auf MSP umstellen, sei Performance-Verlust häufig die Folge. „Durch Coaching können wir das auffangen“, bekräftigt Fernandes.

Neutralität

Kutschenreuter greift diesen Aspekt auf. Besonderer Wert wurde auf die Neutralität des MSP gelegt, nur so sei ein „gerechter und gleichberechtigter“ Umgang mit allen lieferberechtigten Personaldienstleister sichergestellt. Diese Neutralität habe sich als Garant für das MSP-Modell bewährt, „sie war die Basis des Erfolges“. Konflikte oder Eskalationen hätte es zu keiner Zeit gegeben.

Kooperation

Als zentrales Ergebnis der Kooperation stieg auch die Qualität der temporären Kräfte. Kutschenreuter führt das darauf zurück, dass man nicht zuletzt vom MSP-Partner motiviert immer präzisere Anforderungsprofile erstellen müsse. „So gelingt es auch ihm, die gesuchten Kräfte zügiger über die von ihm gesteuerten Dienstleister zu beschaffen.“ Fernandes sieht dabei Nischendienstleister im Vorteil. Sie hätten früher keine Chance gehabt, mit der Allianz ins Geschäft zu kommen. Dank MSP übertrumpften sie sogar Branchengrößen. „Sie sind schneller, näher am Kandidaten und liefern qualitativ hochwertige Profile.

(Winfried Gertz, freier Journalist, München)

„Arbeitnehmerüberlassung wird in Zukunft immer noch ein wesentlicher Bestandteil bei der Organisation von Flexibilität für Unternehmen sein. Weitere Personaldienstleistungen werden sich aber bei einem voraussichtlich steigenden Flexibilitätsbedarf der Wirtschaft daneben etablieren. Welche zusätzlichen Geschäftsfelder auf unsere Unternehmen zukommen, stellen wir in einer Artikelserie dar, die jeweils zum Monatsersten auf www.ig-zeitarbeit.de veröffentlicht werden. Die Artikel erscheinen in Kooperation mit der Zeitschrift „Personalwirtschaft“. Der vorliegende Artikel stammt von Winfried Gertz.“