Uhlenbrock gibt Tipps zum Datenschutz

Auch wenn viele Regelungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) gar nicht neu sind, hat ihr Inkrafttreten im Mai 2018 für einigen Wirbel gesorgt. In der Special-Ausgabe „Zeitarbeit“ hat das Fachmagazin "Personalwirtschaft" deshalb noch einmal die wichtigsten Punkte der DSGVO unter die Lupe genommen, und dazu Christiane Uhlenbrock, Syndikusrechtsanwältin beim Interessenverband Deutscher Zeitarbeitsunternehmen (iGZ), befragt.

Zunächst einmal sei es wichtig, in einem Verzeichnis für Verarbeitungstätigkeiten zu dokumentieren, welche Daten zu welchem Zweck erhoben und gespeichert werden – und wann sie wieder gelöscht werden. Dabei müssen auch Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen hinterlegt sein. Die Übersicht sei wichtig, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden. „Das Verzeichnis hilft aber auch, sich der Prozesse im Unternehmen bewusst zu werden und diese künftig zu optimieren“, so Uhlenbrock. Das Verzeichnis müsse regelmäßig überprüft und gegebenenfalls angepasst werden.

E-Mails verschlüsseln

Uhlenbrock wies zudem auf die Pflicht hin, E-Mails zu verschlüsseln. „Eine E-Mail ist während des Versands wie eine Postkarte und kann von jedem gelesen werden“, erläutert sie. Da die DSGVO vorschreibe, personenbezogene Daten „unter Berücksichtigung des Stands der Technik“ angemessen zu schützen, sei eine Verschlüsselung unumgänglich.

Bewerberdaten löschen

Laut DSGVO müssen auch Bewerber darüber informiert werden, dass ihre Daten gespeichert und verarbeitet werden – spätestens beim Bewerbungsgespräch, besser bereits bei der ersten Kontaktaufnahme. Sofern keine anderslautende Erlaubnis eingeholt wurde, müssen Bewerberdaten nach Besetzung der freien Stelle gelöscht werden. Mit Blick auf das Allgemeine Gleichstellungsgesetz (AGG) empfiehlt Uhlenbrock jedoch, die Daten zunächst noch zwei bis sechs Monate nach Ende des Bewerbungsverfahrens zu speichern. Solange müssen Unternehmen nachweisen können, dass der Auswahlprozess AGG-konform ablief. Insgesamt dürfen Bewerberdaten nicht länger als zwei Jahre gespeichert werden, heißt es in dem Fachartikel im Personalwirtschaft-Special „Zeitarbeit“. (ML)