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Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen werden auch „gelber Schein“ genannt, weil bisher Patienten von ihrem behandelnden Arzt gelbe Formulare erhalten, welche bei der Krankenkasse und dem Arbeitgeber vorgelegt werden müssen.

Tschüss gelber Schein – Hallo elektronisches Meldeverfahren

Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung auf gelbem Papier ist bald Geschichte. Ab dem 1. Januar 2023 soll ein elektronisches Meldeverfahren die bekannte Papierform ersetzen. Die Grundlage bildet das dritte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG III). Behandelnde Ärzte können bereits seit vergangenem Oktober die entsprechenden Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen digital an die zuständigen Krankenkassen übermitteln. Hierfür bildet das Terminservice- und Versorgungsgesetz (TSVG) die gesetzliche Grundlage.

Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen werden auch „gelber Schein“ genannt, weil bisher Patienten von ihrem behandelnden Arzt gelbe Formulare erhalten, welche bei der Krankenkasse und dem Arbeitgeber vorgelegt werden müssen. Nach Angaben des GKV-Spitzenverbands werden jährlich ca. 77 Millionen Arbeitsunfähigkeiten (AU) festgestellt und die Bescheinigungen in vierfacher Ausführung ausgestellt. Davon geht bisher jeweils eine an den Arzt, den Versicherten, die Krankenkasse und den Arbeitgeber.

Ursprünglich hatte der Gesetzgeber die digitale Weiterleitung von AU-Daten durch die Krankenkassen an die Arbeitgeber bereits zum 1. Januar 2022 geplant. Allerdings wurde der Starttermin zur Einbeziehung der Arbeitgeber in das elektronische Meldeverfahren auf den 1. Januar 2023 verschoben.  

Was ändert sich? 

Bisher erhalten Arbeitgeber von ihren Arbeitnehmenden noch den bekannten gelben Schein. Ab dem 1. Januar ´23 stellen die Krankenkassen die Arbeitsunfähigkeitsdaten elektronisch zur Verfügung. Arbeitnehmende müssen dann die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung nicht mehr in Papierform beim Arbeitgeber einreichen. Ziel der Einführung ist es, den hohen bürokratischen Aufwand für Arbeitgebende, Arbeitnehmende und Krankenkassen zu verringern. Allerdings müssen für eine erfolgreiche Umsetzung auch die technischen Voraussetzungen gegeben sein.  

Übermittlung durch Krankenkassen 

Seit Oktober 2021 sind Ärzte bereits prinzipiell verpflichtet, die Krankschreibungen in einem elektronischen Verfahren an die Krankenkassen zu übermitteln. Zukünftig sollen Arbeitgeber durch die digitale Weiterleitung über Beginn und Dauer der Arbeitsunfähigkeit ihrer gesetzlich versicherten Arbeitnehmenden informiert werden. Sobald bei Arbeitnehmenden eine Arbeitsunfähigkeit festgestellt wird und der Arbeitgeber darüber informiert wird, ist er berechtigt, die entsprechenden Daten bei der zuständigen Krankenkasse abzurufen.  

Arbeitgeber müssen daher künftig die AU-Daten von der Entgeltabrechnung abrufen lassen. Daher ist es erforderlich, dass Unternehmen erforderliche Maßnahmen einleiten, um künftig sicherstellen zu können, dass die Daten zeitnah vorliegen. Andernfalls könnte es zu Schwierigkeiten in der Abrechnung kommen.  

Mitteilungspflichten bei Krankheit

Arbeitnehmende, die arbeitsunfähig erkranken, haben ihrem Arbeitgeber gemäß § 5 Absatz 1 Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) ihre Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich mitzuteilen. Die Mitteilungspflicht besteht unabhängig von einem etwaigen Anspruch auf Entgeltfortzahlung. Eine besondere Form der Anzeige ist nicht vorgeschrieben, daher würde ein Telefonanruf oder eine Mitteilung per E-Mail ausreichen.

Die Einführung der digitalen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ändert nichts an der bestehenden Meldepflicht der Arbeitnehmenden. Diese unterliegen weiterhin der Verpflichtung, den Arbeitgeber über eine Arbeitsunfähigkeit zu informieren. Der Arbeitnehmer soll jedoch weiterhin zu Beweiszwecken eine Bescheinigung über die Arbeitsunfähigkeit von seinem Arzt erhalten.

Vorlagepflicht beim Arbeitgeber

§ 5 Absatz 1 Satz 2 EFZG regelt, dass wenn die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage dauert, der Arbeitnehmer eine ärztliche Bescheinigung über das Bestehen der Arbeitsunfähigkeit sowie deren voraussichtliche Dauer spätestens an dem darauffolgenden Arbeitstag vorzulegen hat. Der Arbeitgeber ist jedoch berechtigt, die Vorlage der ärztlichen Bescheinigung früher zu verlangen. Bis zum 30. Juni 2022 stellen die Ärzte neben der digitalen Übermittlung der AU-Daten an die Krankenkassen weiterhin eine Papierbescheinigung aus, die der Patient an seinen Arbeitgeber weiterleiten kann, da Arbeitgeber erst ab dem 1. Januar 2023 in das elektronische Meldeverfahren einbezogen werden.

Besonderheiten für Minijobber

Bei geringfügig Beschäftigten erfolgen Meldungen grundsätzlich über die zuständige Minijob-Zentrale. Daher war es bisher oft nicht relevant, bei welcher gesetzlichen Krankenkasse ein Minijobber versichert ist. Damit Arbeitgeber für Minijobber die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung abrufen können, müssen sie deren Krankenkasse kennen und erfassen. (OM/SR)