The beach is my office: Homeoffice im EU-Ausland

Nachdem nun viele vielleicht zunächst auch eher von Bedenken getragene Arbeitgeber überrascht sind, wie gut und reibungslos auch das mobile Arbeiten im Großen und Ganzen funktioniert und auch die Mitarbeiter - zumindest da, wo die sonstigen Umstände das mobile Arbeiten gut funktionieren lassen - Gefallen hieran finden, kommt der ein oder andere Mitarbeiter vielleicht auf die Idee, das mobile Arbeiten ins Ausland verlegen zu wollen. Der Blick auf die Weite des Meeres lockt, die Sonne tut der Seele gerade in diesen Zeiten gut, das beliebte Ferienhaus ist frei, die im Ausland lebende Familie freut sich über gemeinsame Zeit – es mag viele Gründe für den Wunsch nach mobiler Arbeit aus dem Ausland geben. Der ein oder andere Arbeitgeber möchte diesen Wünschen gern nachkommen und mag sich denken: „Warum eigentlich nicht?“ Für ihn spielt es im Ergebnis keine Rolle, von welchem Ort der an sich verlässliche Mitarbeiter die Arbeit erledigt. Mitarbeiter und Arbeitgeber sind sich also schnell einig. Zudem mag es Fälle geben, bei denen der Arbeitgeber gar nicht so genau weiß, wo sich sein Mitarbeiter konkret – im Rahmen der mobilen Arbeit – aufhält.

Also: Warum eigentlich nicht? Nach Gedanken an Sonne, Strand und Sundowner folgen schnell die nüchternen Fragen des Personalers: Muss das eigentlich vertraglich geregelt werden? Bleibt es bei der bestehenden Sozialversicherungspflicht? Was ist eigentlich mit der Lohnsteuer? Und: Wenn wir es diesem verlässlichen Mitarbeiter in dieser konkreten Situation (Aufgabenbereich, Vertrauensverhältnis, Ziel-Land) erlauben – was ist mit den Kollegen und Kolleginnen, die auch Gefallen an der Idee finden?

Sozialversicherung – Entsendung und Tätigkeitsortprinzip

Insbesondere das Thema der Sozialversicherung ist sowohl für Arbeitgeber als auch für Mitarbeiter von hoher Relevanz. Die Vorschriften über die Versicherungspflicht in der deutschen Sozialversicherung stellen grundsätzlich darauf ab, dass eine Beschäftigung in Deutschland ausgeübt wird. Inländisches Sozialversicherungsrecht soll nur solche Sachverhalte erfassen, die auch im Inland eintreten. Wenn ein Arbeitnehmer aus dem Ausland heraus für einen inländischen Arbeitgeber eine Arbeitsleistung erbringt, muss also geklärt werden, ob der Arbeitnehmer überhaupt noch der deutschen Sozialversicherung unterliegt oder gegebenenfalls (auch zusätzlich?) im Ausland sozialversicherungspflichtig wird.

Zu unterscheiden ist in diesem Zusammenhang zwischen der Europäischen Union (EU) und dem Europäischen Wirtschaftsraum (EWG), Staaten mit bilateralen Abkommen und vertragslosem Ausland. Innerhalb der EU gilt ebenfalls der Grundsatz, dass die Sozialversicherungspflicht dort entsteht, wo der Mitarbeiter seine Tätigkeit ausübt (Tätigkeitsortprinzip). Für den Fall der „Entsendung“ (Mitarbeiter ist im Mitgliedsstaat A tätig und wird sodann vom Arbeitgeber zeitlich befristet in den Mitgliedstaat B entsandt, um dort für ihn tätig zu sein) hat die EU Sonderregelungen geschaffen, um in diesen Fällen die Sozialversicherungspflicht im Ursprungsstaat zu belassen. Damit werden Brüche in der Sozialversicherung und auch doppelte Sozialversicherungspflichten vermieden.

Diese Ausnahmevorschriften zur Entsendung sind jedoch wohl nicht anwendbar, wenn der Arbeitnehmer die Tätigkeit auf eigenen Wunsch und nicht auf Weisung des Arbeitgebers in einem anderen EU-Staat ausübt. Dann verbleibt es nach wohl überwiegender Rechtsauffassung bei der Grundregel des Tätigkeitsortprinzips: Auch kurzfristige Aufenthalte im ausländischen Homeoffice lösen eine Versicherungspflicht in der dortigen Sozialversicherung aus. Der Arbeitgeber müsste den Mitarbeiter in Deutschland also kurzfristig ab- und anmelden – eine Rechtsfolge, die wohl sowohl von Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer nicht gewollt sein wird. In der Literatur wird insoweit – in dem Bewusstsein einer nicht sehr praktikablen Lösung - empfohlen, dass sich der Arbeitgeber wegen der unklaren Rechtslage vorab in jedem Einzelfall mit dem zuständigen Spitzenverband Bund der Krankenkasse in Deutschland abstimmen und eine Ausnahme (nach Artikel 16 VO (EG) Nr. 883/2004) beantragen sollte. Bei unregelmäßigen, marginalen Tätigkeiten im ausländischen Homeoffice (Tätigkeiten von weniger als 5 Prozent der Gesamtarbeitszeit) dürfte das deutsche Sozialversicherungsrecht anwendbar bleiben. Die Rechtslage bei Staaten mit bilateralen Abkommen und bei vertragslosen Staaten ist ebenfalls je Einzelfall zu prüfen.

Steuern – wo sie gezahlt werden müssen

Steuerrechtlich muss auf Basis etwaig bestehender Doppelbesteuerungsabkommen geprüft werden, inwieweit die Gehaltszahlungen in Deutschland bzw. im Ausland zu versteuern und abzuführen sind. Eine EU-weite Vereinheitlichung existiert leider nicht. Im Ergebnis ist jeder Einzelfall unter Einbeziehung der einschlägigen ausländischen Rechtsordnung spezifisch zu prüfen, da der „Homeoffice-Staat“ des Arbeitnehmers nicht zwingend den gleichen Anknüpfungspunkt zur Begründung einer Lohnsteuerabzugsverpflichtung wie Deutschland hat. Zudem gelten ggf. besondere verfahrensrechtliche Pflichten. Auch ist das Risiko einer Betriebsstättengründung im Ausland zu vermeiden.

Arbeitsrecht - Vereinbarung zu mobilem Arbeiten

Arbeitsrechtlich ist der Abschluss einer Vereinbarung zu mobilem Arbeiten zu empfehlen, um unter anderem das anwendbare Recht zu regeln. Auch ist an den arbeitsrechtlichen Gleichbehandlungsgrundsatz zu denken: Wenn Sie als Arbeitgeber einzelnen Mitarbeitern die Möglichkeit eines „Mobilen Arbeitens im Ausland“ ermöglichen, bedarf es ggf. sachlicher Argumente, dieses nicht auch anderen Mitarbeitern zu ermöglichen. Weiterhin ist zu vermeiden, dass für den Arbeitnehmer unter Umständen ein Anspruch auf dauerhafte Einrichtung eines Tele-Arbeitsplatzes entsteht und entsprechend der Weg vom Telearbeitsplatz ins Office vergütungs- und aufwendungsersatzpflichtig wird.

Im Ergebnis: Leider ist jeder Einzelfall sozialversicherungsrechtlich, steuerrechtlich und arbeitsrechtlich zu prüfen – die Gewährung des Auslands-Homeoffice kann für Arbeitgeber und Arbeitnehmer erhebliche Konsequenzen haben.
Was bleibt von der großartigen Idee? Vielleicht nur der Fernweh-hervorrufende Hintergrund im Online-Meeting…
Weitere Infos zum Thema mobiles Arbeiten und Homeoffice gibt’s auch hier.

Ein Bild von Sandra Rühland.

Über die Autorin

Sandra Rühland berät als Syndikus-Rechtsanwältin beim iGZ die Verbandsmitglieder in arbeits- und tarifrechtlichen Fragestellungen. Sie studierte Rechtswissenschaft in Münster und Nijmegen. Zuvor war sie als Justitiarin in den Rechtsabteilungen verschiedener mittelständischer Industrie- und Dienstleistungsunternehmen in Hamburg, Mönchengladbach, Duisburg und Münster tätig, u.a. in der Automobil- und Energiebranche.