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iGZ-Veranstaltung monatelang vorbereitet
17.09.2020

"Behind the Scenes" bei digitaler iGZ-Versammlung

„Wir haben noch nie Online-Wahlen durchgeführt,“ erklärt der wiedergewählte Bundesvorsitzende, Christian Baumann, im Livestream – und er freut sich: Die erste digitale Mitgliederversammlung ist ein voller Erfolg. Doch wieviel Aufwand steckt eigentlich hinter diesem digitalen Event? Die Antwort: Eine ganze Menge! Seit vier Monaten bereitet das iGZ-Veranstaltungsmanagement-Team die Mitgliederversammlung intensiv vor. Das Ergebnis zeigt, die vielen Proben und die monatelange Vorbereitung haben sich gelohnt.

Viel Technik war nötig, um die iGZ-Mitgliederversammlung zum ersten Mal digital zu veranstalten.
Viel Technik war nötig, um die iGZ-Mitgliederversammlung zum ersten Mal digital zu veranstalten.

Obwohl die Veranstaltung digital ausgelegt ist, reisen die Bewerber für die Vorstandsposten nach Münster an, um aus der iGZ-Bundesgeschäftsstelle das Wort an die iGZ-Mitglieder zu richten. Die Reden überträgt ein Regieteam zeitgleich in einem Livestream an die Zuschauer. Um dies zu ermöglichen, wird der gesamte iGZ-Seminarraum umgebaut: Abstände zwischen den Tischen werden geschaffen, Kabel verlegt, Kameratechnik und Beleuchtung aufgebaut. Ein Mischpult mit mehreren Monitoren bauen die Profis im Seminarraum für das professionelle Regieteam auf, das damit die Veranstaltung betreut. Auch für die Abstimmungen betritt der iGZ digitales Neuland: Erstmalig stimmen die Mitglieder über eine App ab. Bei der Auswahl der App hat der Verband besonders auf Datenschutz und anonymes Wählen Wert gelegt.

Sicheres Hygienekonzept

Während der gesamten Veranstaltung achten die Teilnehmer darauf, sich an die Corona-Sicherheitsmaßnahmen zu halten: Beim Bewegen im Raum trägt jeder einen Mund-Nasen-Schutz und wahrt die Distanz zu den anderen Anwesenden. Außerdem desinfiziert jeder Redner das Pult nach dem Sprechen, und der Seminarraum wird regelmäßig gelüftet. Auch hinter der Kamera sorgt ein Team für die nötige Sicherheit. Nur eine begrenzte Anzahl von Personen darf sich im Seminarraum aufhalten. Muss ein Vorstandsmitglied für eine Rede in den Raum, begibt sich dafür jemand anderes ein paar Etagen höher in den Bunten Salon der iGZ-Bundesgeschäftsstelle und verfolgt den Livestream von dort.

Viel zu tun

Während der digitalen Veranstaltung ergeben sich laufend neue Aufgaben: Die Redner müssen zum richtigen Zeitpunkt in den Seminarraum geholt und ihren festen Sitzplätzen zugewiesen werden. Gerade zu Beginn der Veranstaltung erreichen das iGZ-Büro außerdem viele Anrufe zu technischen Anfragen. Zudem muss auch ein Catering im Salon für die Vorstandsmitglieder vorbereitet werden. Trotz dieser Vielzahl an Aufgaben und Herausforderungen läuft die Technik nahezu komplett rund. „Danke für Ihre Teilnahme und an die Organisatoren, die diese erste digitale Mitgliederversammlung möglich gemacht haben. Ich bin sicher, dass wir nun mit neuem Elan und Vorstand viel bewegen werden“, beendet iGZ-Hauptgeschäftsführer Werner Stolz schließlich angesichts der rundum gelungenen Organisation zufrieden die Veranstaltung. (GB)

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