iGZ-Bundeskongress erstmalig im hybriden Gewand – Behind the scenes!
Der iGZ-Bundeskongress rückt immer näher. Unser Bundeskongress ist mit seinen rund 300 Teilnehmerinnen und Teilnehmern jährlich die größte Veranstaltung des iGZ. Dies ist auch der Grund, weshalb wir im Veranstaltungsbereich bereits seit mehreren Monaten mitten in den Vorbereitungen hierfür stecken. Das Besondere in diesem Jahr: Pandemiebedingt findet der iGZ-Bundeskongress erstmalig in einem komplett virtuellen Greenscreen-Studio statt.
Der diesjährige iGZ-Bundeskongress rückt immer näher. Unser Bundeskongress ist mit seinen rund 300 Teilnehmerinnen und Teilnehmern jährlich die größte Veranstaltung des iGZ. Dies ist auch der Grund, weshalb wir im Veranstaltungsbereich bereits seit mehreren Monaten mitten in den Vorbereitungen hierfür stecken. Das Besondere in diesem Jahr: Pandemiebedingt findet der iGZ-Bundeskongress erstmalig in einem komplett virtuellen Greenscreen-Studio statt.
Zum Glück haben wir jedoch durch diverse andere iGZ-Veranstaltungen, welche online stattfinden mussten, bereits ausreichend Übung in dieser Königsdisziplin. Bei dieser Veranstaltung gibt es jedoch einen gravierenden Unterschied: Sie wird aus einem virtuellen XR-Studio (eXtended Reality = erweiterte Realität) mit real und virtuell kombinierten Umgebungen und Mensch-Maschine-Interaktionen übertragen. Letztendlich werden also zwar keine Zuschauerinnen und Zuschauer vor Ort sein können, doch immerhin wird ein Großteil unserer Referierenden vor einer Green-Screen-Leinwand gemeinsam Platz nehmen können, um unsere Mitglieder über die aktuellen Themen aus der Zeitarbeitsbranche zu informieren.
Doch wie kann man sich so ein Green-Screen-Studio vorstellen? Wir waren zu Gast bei unserem Dienstleister POOL Group und haben uns bereits vorab im POOL XR-Studio in Emsdetten ein Bild vom Ort des Geschehens gemacht. Neben der dreidimensionalen 270° Green-Screen-Leinwand ist hier ebenfalls die Nutzung von Hologrammen oder bespielbaren Präsentationsflächen möglich, um die Veranstaltung so aktiv wie möglich zu gestalten.
Auch wenn das Grün der Green-Screen-Leinwand nahezu unserem typischen „iGZ-Grün“ entspricht, wird der Hintergrund natürlich nicht so bleiben. Stattdessen wird der virtuell bespielbare Hintergrund in eine technisch aufwendig gestaltete Kulisse verwandelt, welche für eine angenehme und gemütliche Atmosphäre sorgt.
Bei der Gestaltung der Hintergrundkulisse waren den Möglichkeiten keine Grenzen gesetzt! Vorab hatten wir POOL als „Inspiration“ bereits einige Moodbilder zugeschickt, auf dessen Basis diese uns die perfekte Hintergrundkulisse für unsere Veranstaltung designt haben. Wie diese aussehen wird, erfahrt Ihr allerdings erst am Tag des Bundeskongresses.
Abgesehen von der aufwendigen Technik gibt es natürlich auch noch weitere Aspekte, die bei der Koordination eines hybriden Bundeskongresses nicht vergessen werden dürfen. So sollen unsere Teilnehmerinnen und Teilnehmer, welche zuhause vom Bildschirm aus zuschauen, nicht zu kurz kommen. So wird es für Teilnehmende während der Veranstaltung die Möglichkeit geben, sich zu beteiligen und über den Chat Fragen zu stellen – hier ist die Auseinandersetzung mit den technischen Möglichkeiten aber auch technischen Grenzen zwingend notwendig.
Und auch in Sachen „Goodie-Bag“ wartet auf unsere Teilnehmenden eine exklusives iGZ-Überraschungspaket, welches vorab verschickt wird. Die frühzeitige Koordination ist hier von großer Bedeutung: Pakete werden verpackt, Adresslisten erstellt und Versandanbieter kontaktiert, so dass die Pakete noch vor dem Kongresstag pünktlich ihren Adressaten erreichen. Der Inhalt des Überraschungspakets bleibt natürlich noch geheim, denn sonst wäre es ja keine Überraschung mehr.
Auch bei der Einplanung unserer Referenten und Referentinnen war mehr Koordination notwendig denn je. Durch die hybride Struktur des Bundeskongresses wird nur ein Teil der Referierenden vor Ort sein, wohingegen ein Teil ebenfalls digital dazugeschaltet wird. Auch wenn der Großteil nach über einem Jahr Pandemie bereits geübt in der Nutzung von Online-Videokonferenztools ist, bedarf es dennoch diverse Technikchecks und natürlich auch Generalproben, bei welchen vor allem die zeitliche Taktung nicht zu kurz kommen darf. Es wird schnell deutlich – so ein Bundeskongress organisiert sich nicht von allein!
Letztendlich sind wir im Veranstaltungsbereich dennoch zuversichtlich, dass sich unsere frühzeitige Koordination und unsere harte Arbeit auszahlen wird. Wir sind uns sicher: der iGZ-Bundeskongress am 24. Juni 2021 wird ein großer Erfolg – wir freuen uns auf Sie!
Über die Autorin
Marisa Stork macht seit August 2020 eine Ausbildung zur Veranstaltungskauffrau beim iGZ in Münster. Zuvor absolvierte sie ihr Abitur und sammelte im Rahmen von Praktika Erfahrungen im Online-Marketing sowie im kaufmännischen Bereich, welche sie nun beim iGZ einsetzt – unter anderem auch um die erste digitale iGZ-Weihnachtsfeier zu organisieren.