Facebook für die Arbeitswelt
Flexibilität ist eine der Hauptcharakteristika der Zeitarbeitsbranche. Das gilt insbesondere in Bereichen wie etwa dem Gastrobereich, der Pflege und dem Einzelhandel, wo kurzfristige und schnelle Einsätze an der Tagesordnung sind. Die Koordination stellt vor allem die Disponenten täglich vor große Herausforderungen. Oftmals mehr schlecht als recht behelfen sie sich mit Messengern, SMS-Nachrichten oder mit WhatsApp. Diese Nachrichten zu überwachen oder zu archivieren, ist sehr aufwändig und fehleranfällig. Nicht alle Antworten sind positiv, und oft beginnt die Vergabe dann wieder bei Null. „Das muss auch besser gehen“, dachte sich iGZ-Mitglied Thorsten Rensing.
Visionäre Lösung
Mit seinem Unternehmen SR-Zeitarbeit GmbH ist Thorsten Rensing hauptsächlich im Gastro- und Veranstaltungsgewerbe im Einsatz. Gemeinsam mit seinem Partner Frank Spiegelhoff schaute er sich auf dem Softwaremarkt um, und beide stießen auf eine ebenso ungewöhnliche wie auch visionäre Lösung. Rensing und Spiegelhoff entschieden sich für eine Variante á la der Datingplattform Tinder, und „SMARTCHILLI“ war geboren. „In dem System sind alle Veranstaltungen, bei denen wir vertreten sind, aufgelistet.
Job-Tinder
Die Mitarbeiter können dann – genau wie bei Tinder – durch die Veranstaltungsliste und deren jeweilige Jobs scrollen und dann jeweils nach links oder rechts wischen“, erläutert Rensing das Procedere. Bei einem „Match“ wird der Mitarbeitende dafür registriert. Zum Auftrag gibt´s außerdem noch zusätzliche Informationen wie etwa den genauen Einsatzort oder welche Kleiderordnung vor Ort herrscht. Sind alle Jobs vergeben, wird die Veranstaltung entsprechend gekennzeichnet. „Selbst während einer Veranstaltung können wir dann die Zeitarbeitnehmer mit SMARTCHILLI beispielsweise von einer Theke zur anderen schicken, wenn dort größerer Bedarf herrscht“, erklärt das iGZ-Mitglied die Vorteile.
„Keine Zukunft für Disponenten? Gefahren und Chancen von Plattformlösungen“, Thorsten Rensing, SMARTCHILLI und Thomas Suppes, impactive.works, INNOLAB ´23, 10. Mai, 13.30 Uhr, „überlab“, August-Everding-Straße 25, House of Communications, 81671 München - Anmeldung.
Das Konzept überzeugt ganz offenbar: Die Zahl der durchschnittlichen täglichen SMARTCHILLI Benutzer ist in diesem Jahr im Vergleich zum letzten Quartal um 47 Prozent gestiegen. Die Anzahl der durchschnittlich täglich von SMARTCHILLI versendeten Benachrichtigungen ist um 63 Prozent gewachsen. „Wir versenden bereits mehr als 35.000 Nachrichten pro Monat, und zehn Firmen vertrauen auf das Ökosystem“, erläutert Rensing die Entwicklung.
Arbeitsplätze geschaffen
Zwei zusätzliche Mitarbeiter seien mittlerweile für den Vertrieb eingestellt worden und werden zum 1. April ihre Arbeit aufnehmen. Unsere homepage ist aktuell und man kann online Termine zur Präsentation buchen. „64 Prozent der Mitarbeiter“, so Rensing, „nutzen es täglich, um in selbstorganisierenden Teams die Disposition zu entlasten.“ Neu sei nun noch ein internes Ticketing-System, was bei SMARTCHILLI den Dienst WhatsApp überflüssig mache. Zudem seien Kooperationen im Bereich KI als Projekt angedacht.
Kundenunternehmen im Boot
Die Programmierhände sind also noch längst nicht in den Schoß gelegt: Geplant ist im nächsten Gang, die Dienstpläne in selbstständig arbeitenden Teams organisieren zu lassen. Das biete dann eine noch größere Flexibilität. Das alles funktioniere allerdings nur, wenn auch das Kundenunternehmen mit im Boot sei. „Anwesenheit, Arbeitsdauer und Abrechnungen werden von der Software direkt mit erledigt“, nennt Rensing den Grund. Das gewährleiste auch für die Kunden eine hohe Ersparnis an Zeit und bürokratischem Aufwand. Der Kunde könne damit alle Mitarbeiter von jedem Zeitarbeitsanbieter sehen, die gerade anwesend sind und arbeiten, zeichnet er die Umsetzung am Beispiel der Lanxess-Arena in Köln nach. Das erlaube unter anderem eine bessere Rechnungskontrolle.
Gefragtes System: SMARTCHILLI wurde bereits in der Allgemeinen Hotel- und Gastronomie-Zeitung (AHGZ) vorgestellt, und Thorsten Rensing präsentierte das System bei der Food Consultants Society International (FCSI) in Hamburg.
Bessere Dispositionsessenz
Dritter im Bunde ist das Mitarbeiterteam: Zunächst reagierten die Beschäftigten auf das Jobdating natürlich erheitert, so Rensing. Unterm Strich seien indes alle begeistert: „Wir haben seitdem eine um 350 Prozent bessere Dispositionsessenz“, stellt er stolz fest und hat auch Erstaunliches beobachtet: „Niemand kommt mehr zu spät, und es gibt keine großen Diskussionen mehr.“ Und das neue System kommt offenbar gut an – die Zeitarbeitnehmer haben auch die Möglichkeit, die Software zu bewerten, SMARTCHILLI ist ein Volltreffer bei allen Beteiligten. Die Nutzer können in der Software – ähnlich wie in Tinder – auch ihre Vorlieben und Talente eintragen, sodass sie schließlich noch passgenauere Einsätze angeboten bekommen. „Die Software arbeitet ähnlich wie ein Browser und ist deshalb auf jedem Smartphone nutzbar“, zeichnet Rensing die Praxis nach.
Arbeitszeitverstöße ausgeschlossen
Wenn´s hektisch werde, könne zudem über einen integrierten Messenger jederzeit jeder oder gleich alle Mitarbeiter direkt erreicht werden. Zunächst allerdings müsse sich jeder in das System einchecken. Arbeitszeitverstöße seien damit ausgeschlossen – wenn ein Mitarbeiter zu lange arbeite, leuchte zunächst ein gelbes und am Ende ein rotes Warnzeichen auf. Spätestens dann schicke das Kundenunternehmen den Betroffenen nach Hause.
Mehrere Preise gewonnen
Die Programmierung war eine echte Herausforderung, denn neben allen für die Zeitarbeit gesetzlich relevanten Bestimmungen mussten auch die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung ist eine Verordnung der Europäischen Union (DSGVO) berücksichtigt werden. Schließlich waren alle Hürden genommen, und das Team gewann für SMARTCHILLI gleich zwei Preise. Aktuell nimmt das Team an einem weiteren Wettbewerb teil. Aus gutem Grund: Die komplexe Software spiegelt ein visionäres digitales Ökosystem wider, das unter anderem den Themen Flexibilität und Work-Life-Balance ganz neue Aspekte bietet. „Facebook für die Arbeitswelt“, fasst Thorsten Rensing lächelnd zusammen.
INNOLAB ´23
„Keine Zukunft für Disponenten? Gefahren und Chancen von Plattformlösungen“, heißt der Workshop von Thorsten Rensing, SMARTCHILLI und Thomas Suppes, impactive.works, mit dem sie beim INNOLAB ´23 am 10. Mai, um 13.30 Uhr, „überlab“, August-Everding-Straße 25, House of Communications, in München dabei sind. Das INNOLAB ’23 ist ein brandneues iGZ-Format. Thematisiert werden die Fokusthemen modernes Leadership, neue Geschäftsmodelle in der Personaldienstleistung sowie KI/Digitalisierung und Qualifizierung. Das INNOLAB läuft zwei Tage, bietet sechs Work Spaces, 28 Speaker, acht Keynotes, 26 Workshops und vier Barcamps sowie ein Rooftop-Event und 1.000 Ideen – exklusiv für 200 Teilnehmende.