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Vorhang auf: Ein Blick hinter die Kulissen beim iGZ-Bundeskongress

Es ist der 17. Mai 2018, ein ganz normaler Donnerstag vor dem Pfingstwochenende. Genau so hätte ich mir diesen Tag vorgestellt, bevor ich zu einem Teil der iGZ-Familie wurde. Aus dem 17. Mai entpuppte sich einer der bedeutendsten Tage des Verbands und dessen Mitglieder. Der Bundeskongress Zeitarbeit 2018 in Münster klopft an der Tür, das Veranstaltungshighlight des Jahres. Gekrönt wird der Bundeskongress in diesem Jahr durch das 20-jährige iGZ-Jubiläum, welches feierlich mit einem Festakt und einer schillernden Geburtstagsparty am Vorabend zelebriert wird. Die Pforten sind geöffnet - der Stichtag ist gekommen. Nach monatelanger, ausgeklügelter Planung muss jedes einzelne Detail perfekt sitzen. Doch was passiert, wenn man hinter den purpurnen Vorhang schaut?

Manege frei und Vorhang auf…

„1, 2, 3 und Action!“, rauscht es durch das Funkgerät am Ohr. Die Spots erscheinen grell, die Auftaktmusik ertönt, der erste Referent betritt die Bühne. Der Puls pocht unhörbar in der Halsschlagader bis zum Anschlag. Der erste Ton schallt durch den Saal – das Bühnenbild der aufwendig konzipierten LED-Wände erleuchtet im richtigen Takt. Der Puls aller Veranstaltungsplaner und Akteure sinkt – doch nur für einen Moment. Denn der Auftakt ist nur ein Bruchteil des Gesamtpakets.

Doch was passiert, wenn plötzlich die Technik versagt? Oder was passiert, wenn der wichtigste Referent der Veranstaltung plötzlich erkrankt oder seine Rede vergisst oder wohlmöglich den vorgesehenen Zeitrahmen sprengt? Eines der wichtigsten Eigenschaften eines Veranstaltungsplaners ist nicht nur die Detailverliebtheit und dessen perfektionistische Umsetzung, sondern vor allem auch das Improvisieren.

Fauxpas? Wo und Wann?

Selbstverständlich lief auch in diesem Jahr die Umsetzung nicht in jeder Hinsicht nach Schema F. Hier ein kleiner Auszug aus dem Eventlogbuch:

15. Mai – 17:00 Uhr:

Die Crew schaut zum letzten Mal in voller Besetzung auf den finalen Projektstrukturplan und plötzlich klingelt das Telefon. Die erste Absage eines Referenten flattert herein und sogleich folgt Absage Nummer zwei. Und jetzt? Jetzt ist schnelles Handeln gefragt, denn es bleiben uns weniger als 24 Stunden, um einen adäquaten Ersatz für den Vorabend zu finden. Für die langjährigen Eventprofis kein Problem! Schnell werden Kontakte abtelefoniert und schon hat man einen geeigneten Ersatz gefunden.

16. Mai – 17.15 Uhr:

In wenigen Minuten beginnt der Festakt. Die Veranstaltungsräume werden zum letzten Mal ins Visier genommen. Ist die Deko richtig platziert? Stimmt die Technik? Fehlanzeige! Die bunt drapierten Ballons, die die Bühne verzieren sollten, sind aufgrund der enormen Hitze geplatzt. Überall liegt knalliges Konfetti. Auf der Bühne, auf dem Mobiliar, auf dem Fußboden – alles funkelt in grün, blauen Farben. Kein langatmiges Überlegen ist hier gefragt. Auf die Schnelle ist ein Staubsauger organisiert und der Übeltäter ist bereinigt. In der Zwischenzeit werden neue Ballons mit Helium und bunten Konfetti befüllt. Wenige Minuten vor dem offiziellen Festakt erscheint das Bühnenbild in voller Pracht. Glück gehabt!

16. Mai – 20:30 Uhr:

Der Festakt ist überstanden. Die offizielle Geburtstagsparty ist im vollen Gange. Die Gäste tummeln sich hungrig am Buffet. Im Hintergrund hört man blecherne Geräusche. Soll das die begleitende Dinner-Musik sein? Die Alarmglocken gehen an. Am DJ-Pult angekommen, stellt sich heraus, dass die Festplatte des DJs defekt ist. Die Lösung? Übergangsweise eine Spotify-Liste mit Lounge-Musik anschmeißen. Unbemerkt schlemmen die Gäste weiter.

17. Mai – 13.00 Uhr:

Der Bundeskongress schreitet voran. Alles nimmt seinen Lauf. Plötzlich erschallt durch das Headset eine Eilmeldung: „ Redner XY ist noch nicht verkabelt. In fünf Minuten fängt seine Rede an. Jedoch sind alle einsatzfähigen Headsets im Umlauf.“ Hektisch wird wieder durch die Gegend gerannt und letztendlich wird ein funktionsfähiges Headset ergattert und der Redner betritt in letzter Sekunde voll verkabelt die Bühne.

All das und noch viel mehr entdeckt man, wenn man hinter die purpurnen Vorhänge schaut. Doch am Ende zählt das Gesamtergebnis. Ziel eines jeden Veranstalters ist es, den Teilnehmern eine perfekt inszenierte Veranstaltung zu bieten. Der Gast muss mit einem langanhaltenden Glücksgefühl nach Hause gehen und denken „Mensch, was war das für eine tolle Veranstaltung. Ich freue mich schon auf den nächsten Bundeskongress!“ Auch wir freuen uns auf den nächsten Kongress und begeben uns bereits jetzt in die Planung für das Jahr 2019. Ein neues Erlebnis der Extraklasse! Denn nach dem Bundeskongress ist vor dem Bundeskongress.

Maike Fortmeier, iGZ-Veranstaltungsmanagement 

 

 

Über die Autorin

Maike Fortmeier ist gelernte Kauffrau für Marketingkommunikation. Nach der Ausbildung studierte sie Betriebswirtschaft & Management mit den Schwerpunkten Marketing & Eventmanagement an der Fachhochschule Osnabrück. Nach dem Studium war sie in verschiedenen Eventagenturen in Köln und am Niederrhein tätig bis sie im April 2018 beim iGZ anfing.