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Teamgeist und ein Hang zur Perfektion: Was bei der Vorbereitung und Planung von Events mit 500 Teilnehmern zu beachten ist

Wann müssen die Vorbereitungen beginnen?

Langzeitplanung ist bei Großevents das A und O. Ein arbeitsintensives, abwechslungsreiches Jahr liegt hinter uns. Ein Jahr, in dem wir neben dem bevorstehenden Event noch 70 kleinere Veranstaltungen organisiert haben. Damit alle Verantwortlichen und Teilnehmer sich frühzeitig auf das Ereignis einstellen können, ist es unerlässlich, sich spätestens ein Jahr im Voraus Gedanken über Ort und Termin der Veranstaltung zu machen. Konkret: Wenn es verschiedene Termine und unterschiedliche Städte gibt, die für die Veranstaltung in Frage kommen, steht zunächst eine breit angelegte Veranstaltungsstätten-Recherche an. Dabei gilt die Faustregel: Ferienwochen, Feiertage, aber auch Mon- und Freitage kommen als Veranstaltungstage nicht infrage. Schließlich wollen wir bei unseren Planungen die größtmögliche Zahl an Teilnehmern erreichen.

Veranstaltungen am „Reißbrett“ planen?

Kaum haben wir den Veranstaltungstag festgelegt, gilt es, potenzielle Veranstaltungsstätten persönlich zu sichten. Natürlich bieten einem viele Tagungshotels mittlerweile alle erdenklichen Bilder bis hin zu ganzen Video-Sequenzen ihrer Räumlichkeiten an. Wer jedoch eine Top-Veranstaltung anbieten möchte, sollte sich immer ein eigenes Bild von den Räumlichkeiten vor Ort machen. Nur so lässt sich entscheiden, ob das Tagungshotel oder die Messehalle tatsächlich unseren Anforderungen entspricht und die Räumlichkeiten für die vielen Teilnehmer nicht eventuell doch zu verwinkelt sind.

Wie stelle ich das richtige Orga-Team zusammen?

Kaum stehen der Termin und die Räumlichkeiten – in unserem Fall fiel das Los auf die Halle Münsterland als Tagungsort in Münster – trifft sich auch schon ein interdisziplinäres Team am runden Tisch. Damit die Veranstaltung unter einem möglichst prägnanten Motto steht, sollten von der ersten Stunde an Eventmanager, Marketing-Experten und Kommunikations-Strategen möglichst eng zusammenarbeiten. Beim gemeinsamen Brainstorming erhält der Kongress passend zu den strategischen Vorgaben des Vorstands und den Vorüberlegungen der Lenkungsrunde sein Titel-Thema. Ein Moderator und die potenziellen Referenten werden ins Visier genommen und der eine oder andere mögliche Referatstitel wird bereits zu diesem frühen Zeitpunkt entworfen. Wenn alles gut läuft, entwickelt das Marketing-Team jetzt die ersten Ideen für eine ansprechende Visualisierung: Welches Titelbild sollte der Flyer haben, wie könnte man die Referenten darunter effektiv in Szene setzen, damit sich möglichst viele Menschen angesprochen fühlen?

Wann erfahren die Teilnehmer von dem Termin?

Angesichts der zunehmenden Fülle an Angeboten aller Art hat es sich aus iGZ-Sicht bewährt, die Teilnehmer und mögliche Aussteller spätestens ein halbes Jahr vor Veranstaltungsbeginn mit einem „Save the Date“ und über XING ein erstes Mal über den Veranstaltungstermin und -ort zu informieren. Auch wenn das Gros der Referenten-Anfragen noch offen ist bzw. sämtliche Referatsthemen sich noch im Wandel befinden: einfach einladen! Der Erfolg der Veranstaltung mit üppigen Anmeldezahlen ist am Ende eine schöne Bestätigung dieser Strategie. Flankierend sollte ebenfalls zeitnah eine Internetseite mit Informationen und Anmelde-Button zu dem Event geschaffen werden. Dann trudeln schon bald die ersten Zusagen ein – noch bevor der erste Flyer überhaupt auf dem Markt ist.

Überstunden einplanen!

Kaum haben die Flyer zum Bundeskongress die Adressaten erreicht, ist es mit der Übersicht im E-Mail-Postfach vorbei: Jeder möchte der Erste sein, wenn es darum geht, sich bei einem spannenden Programm mit bekannten Referenten ein Plätzchen zu sichern. Nun heißt es: Ruhe bewahren! Jede Anmeldung will sorgfältig bearbeitet und digital erfasst werden. Manche Firmen entsenden gleich zwei bis drei Mitarbeiter, um möglichst viele Informationen abzugreifen und intensives Networking zu betreiben. Vorsicht, dass keine Mitgliederwünsche verloren gehen. Wenn parallel zum Kongress eine Fachmesse angedacht ist, sind Aussteller zu akquirieren, ihre Wünsche – WLAN, Strom, Equipment – in Erfahrung und einen Standplan auf den Weg zu bringen. Hier sind vor allem Freundlichkeit und diplomatisches Geschick gefragt, denn: Jeder Aussteller hat ein Recht auf einen guten Standplatz, schließlich bezahlt er ja dafür. Aber nicht jeder Wunsch kann erfüllt werden.

Was tun in der „ganz heißen Phase“?

Ungefähr vier Wochen vor dem Kongress-Termin dreht sich im Veranstaltungsmanagement alles nur noch um den Bundeskongress. Dann werden die Referenten mit Informationen versorgt und müssen ihrerseits „liefern“: Sie erhalten Angaben zum Veranstaltungsort sowie zum Programm und sind gefordert, ihre Vorträge pünktlich für die Erstellung einer Gesamtpräsentation zur Verfügung zu stellen. Parallel dazu läuft die Öffentlichkeitsarbeit auf Hochtouren. Social Media-Kanäle wie Facebook und Twitter werden nahezu täglich mit „News“ zum Event bestückt. An den letzten Tagen wird es immer etwas trubelig: Unter weitere Anmeldungen mischen sich plötzlich auch Ab- oder Ummeldungen, Aufsteller müssen erstellt, Namensschilder produziert und Unterschriftenlisten kontrolliert werden. Da heißt es, schnell reagieren! Doch bei gründlicher Vorbereitung und ausreichender Man- bzw. Womanpower, können wir auch diese Herausforderungen erfolgreich meistern.

 

Bettina Richter, iGZ-Bildungsreferentin

 

 

 

Über die Autorin

Bettina Richter ist ausgebildete Redakteurin. Nach dem Studium der Amerikanistik und Politologie an der Westfälischen Wilhelms-Universität Münster war Richter als Pressereferentin und Online-Redakteurin in verschiedenen Pressestellen tätig. Seit Anfang 2015 unterstützt sie den iGZ e.V. bei der Organisation und Durchführung von bis zu 70 Veranstaltungen pro Jahr.