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Der Besucherempfang ist die Visitenkarte

Jutta Meibeck empfängt die Besucher in der iGZ-Bundesgeschäftsstelle.

Der erste Eindruck zählt auch – und ganz besonders – im Berufsleben. Wer wäre beim ersten Betreten des mitgliederstärksten Arbeitgeberverbandes der Zeitarbeitsbranche denn auch schon erbaut davon, sähe er auf dem Tresen ein vertrocknetes Blümchen, das sein Dasein zwischen Zalando-Kartons und Kaffeetassen fristet? Genau: Besucherempfang und Telefonzentrale sind die Visitenkarte des Verbandes. An diesem zentralen Punkt laufen schließlich auch alle Fäden des Backoffice zusammen – da gehört ein ebenso harmonisches wie auch seriöses Erscheinungsbild zur Selbstverständlichkeit. 

Denn die Empfangs- und Telefonzentrale ist vor allem auch ein Dreh- und Angelpunkt für Mitglieder, die Klärungsbedarf und Unterstützung benötigen. Häufig gestellte Fragen wie etwa zum Login auf der Startseite des iGZ-Internetauftritts, zur Anmeldung für den  Newsletter oder zum Einsatz des iGZ-Logos für die werbliche Nutzung sind nur einige der zahlreichen Ersuchen, die alltäglich in der iGZ-Zentrale landen. Die Anfragen sind so unterschiedlich wie die Zeitarbeitsbranche vielfältig ist – egal ob die Abfrage verschiedener juristischer Verträge, Fragebögen, Merkblätter, oder Arbeitshilfen – in der Zentrale erhalten die Hilfesuchenden entweder sofort die richtige Antwort oder werden zu den Experten der verschiedenen Referate im iGZ-Hauptamt direkt weitergeleitet – Service wird großgeschrieben und ist eins der fundamentalen Elemente in der routinierten Arbeit der beiden iGZ-Büros in Münster und Berlin.

Auch wenn´s mal schnell gehen muss, kein Problem: Die Bestellung Tarifbroschüren wird ebenso eilig erledigt wie etwa eine Statusabfrage zu bereits eingereichten Rechtsanfrage, die Frage nach dem Veranstaltungsort der gebuchten Weiterbildung sowie spontane Rückfragen zur gerade empfangenen Mitgliederinformation. 

Ebenfalls ein wichtiger Aspekt des täglichen Geschehens ist etwa die Aufklärung interessierter designierter Neumitglieder über die allgemeine Beitrittsabwicklung und die Beitragserhebung. Fragen zum Procedere der Existenzgründer-Mitgliedschaft und Zuständigkeiten der Bundesagentur für Arbeit gehören dabei zur selbstverständlichen Beratung über die Unterstützung durch den iGZ.

Auch Arbeitnehmer finden regelmäßig den Weg zum Arbeitgeberverband: Häufig werden Ansprechpartner für unterschiedliche Anliegen erfragt. Auch bei Fragen nach der tariflichen Eingruppierung, nach Kontaktdaten für Bewerbungen, sowie Kündigung und Beschwerden für die unabhängige Kontakt- und Schlichtungsstelle hilft die Empfangs- und Telefonzentrale unbürokratisch weiter.

Was Arbeitnehmer können, haben auch Kundenunternehmen der Zeitarbeitsbranche in petto: Auf der Suche nach Personal sind sie dankbarer Abnehmer für die Informationen zur Mitgliederliste auf der iGZ-Homepage und zum neuen Portal „matchtime-personal.de“.

Doch nicht nur das Telefon steht im Fokus der Arbeit am Empfang: Nahezu täglich werden hier Gäste empfangen, die sich mit den hauptamtlichen Mitarbeitern entweder über Zeitarbeit informieren wollen, über ihre Tätigkeit zum Thema Zeitarbeit berichten möchten oder etwas für die Zeitarbeit Relevantes anbieten. Mehr oder minder aufgeregte Bewerber um einen Job im iGZ geben sich hier die Klinke in die Hand mit prominenten Vertretern aus Politik und Wirtschaft – oder auch mit Handwerkern, die in den Büros etwas zu reparieren haben, nachdem sie von der Telefonzentrale über den Schaden unterrichtet wurden. Und weil es den Besuchern des iGZ dabei auch immer gut gehen soll, sorgt der Empfang gerne auch mal für Häppchen, Obst und Cappuccino.

Über die Autorin

Jutta Meibeck arbeitet seit Oktober 2011 für den iGZ als Mitarbeiterin in der internen
Organisation der Zentrale und Logistik.