Blick hinter die Kulissen - wie mache ich ein Event "coronasicher“

In Corona-Zeiten ist alles anders – aber: Wir können auch anders! Durch die Coronakrise hat sich die Welt der Veranstaltungsbranche enorm verändert. Wir, die die Veranstaltungen planen, organisieren und durchführen traf es besonders: Veranstaltungen, die bisher bundesweit als Live-Events stattfanden, werden jetzt ins Digitale verlagert. Dabei muss vieles neu angegangen und umgedacht werden.

In Corona-Zeiten ist alles anders – aber: Wir können auch anders!

Vorher:

Durch die Coronakrise hat sich die Welt der Veranstaltungsbranche enorm verändert. Wir, die die Veranstaltungen planen, organisieren und durchführen traf es besonders. Vor der Pandemie fanden iGZ-Tagungen, Kongresse und Mitgliedertreffen bundesweit als Live-Events statt: Vor Ort trafen sich die Mitglieder, informierten sich durch Vorträge und Diskussionen, erarbeiteten in Workshops Nützliches für ihren Unternehmensalltag und - schließlich das Wichtigste - das „Networking“ kam nie zu kurz.

Umbruch:

Es folgte eine Zeit des Lernens und Umdenkens. Wie können wir unsere Mitglieder weiter auf dem Laufendem halten, Veranstaltungen mit Kommunikationsmöglichkeiten durchführen, ohne dass die Gesundheit, der Teilnehmer, der Dienstleister, der Mitarbeiter gefährdet werden?

Welche Technik und welche Tools setzen wir ein, damit ein hoher Standard gewährleistet wird, bei möglichst niedrigem Kostenaufwand? Zum Teil absolutes Neuland für uns!

Zielgerade:

Unser erster Kongress auf Landesebene, PERSONAL.PRAXIS.SÜD. am 29. September, steht kurz bevor. Die Veranstaltung findet hybrid statt. Was bedeutet das? Eine begrenzte Anzahl der Besucher ist vor Ort, die anderen Teilnehmer schalten sich digital dazu. Ein Livestream überträgt das Geschehen auf der Bühne – direkt auf den Bildschirm ins Büro oder ins Homeoffice, auf das Smartphone oder Tablet. Warum eine begrenzte Teilnehmerzahl? Damit wir die Veranstaltung „coronakonform“ und sicher durchführen können.

Regeln:

Das jedoch allein reicht nicht aus. Ein Gesamt-Hygienekonzept muss her, ein Dreiklang zwischen Landes-Corona-Verordnung, und den Hygienekonzepten des Hotels und des iGZ. Und was es nicht einfach für uns macht: Wir sind ja bundesweit im Einsatz und jedes Bundesland hat seine eigene Corona-Verordnung, mit zum Teil sehr unterschiedlichen und auch widersprüchlichen Regeln.

In Stuttgart gilt:

Eine kontaktlose Registrierung muss gewährleistet und jeder Teilnehmer muss in der Veranstaltungs-App registriert sein. Die Abstandsregelung sollte gewahrt werden (Ausnahme Restaurant). Berührungen sind nicht erwünscht, die Handhygiene sollte eingehalten werden und die Maskenpflicht in den öffentlichen Bereichen des Hotels (Foyer, Toiletten, Hoteleingang) ist verpflichtend.

Wie verhält es sich im Tagungsraum?

Die Sitzplätze für die Teilnehmer werden im Voraus festgelegt. Hier kommt die DSGVO ins Spiel: Auf jedem Sitz liegt ein Rückverfolgungs-Formular zum Ausfüllen. Haben die Teilnehmer ihren zugeordneten Platz eingenommen, darf die Maske abgenommen werden. Der Mindestabstand (1,50 m) wird auch hier gewahrt (das ist nicht für jedes Bundesland vorgegeben). Während der Pausenzeiten wird die Räumlichkeit regelmäßig gelüftet.

Und das Catering?

Die Getränke und Snacks werden an der Hotelbar ausgegeben, das Essen ist vorportioniert. Der Verzehr in den kleinen Pausen findet im Barbereich an Stehtischen statt. Das Mittagessen kann an Tischen (jeder zweite Tisch mit Abstand belegt) dann auch ohne Maske und ohne Mindestabstand zueinander eingenommen werden. Das behagt sicher nicht jedem. Auf unsere Anfrage hin ist es möglich, dass auch im Saal am eigenen Platz gegessen werden kann oder auf speziell zugewiesene Bereiche im Hotel ausgewichen wird.

Für alles gibt es eine Lösung, das haben wir gelernt! Und wir freuen uns riesig, wieder unsere Mitglieder zu sehen und alles für eine gelungene Veranstaltung umzusetzen - wir sehen uns in Stuttgart!

Über die Autorin

Kirsten Redeker ist seit 2001 beim iGZ beschäftigt, zunächst in der Mitgliederverwaltung, im Seminarbereich und in der Veranstaltungsorganisation. Mit der steigenden Mitgliederzahl und dem damit verbundenen Ausbau der Verbandstrukturen fokussierte sich ihr Aufgabenbereich auf die Veranstaltungskoordination.